executive assistant خانم

توضیحات آگهی

ما به دنبال یک دستیار اجرایی توانمند منظم و پیگیر هستیم که در کنار مدیر فنی مسئولیت بخشی از امور اجرایی هماهنگی ها پیگیری ها و مدیریت زمان را بر عهده بگیرد این موقعیت برای فردی است که بتواند موضوعات را از مدیر تحویل بگیرد آن ها را تا رسیدن به نتیجه پیگیری کند و تا حد امکان بدون نیاز به درگیری مستقیم مدیر امور را به سرانجام برساند هدف اصلی این نقش آزاد کردن زمان و ظرفیت ذهنی مدیر برای تمرکز بیشتر بر تصمیم های کلیدی اهداف آینده و مسیر رشد مجموعه است بنابراین این موقعیت صرفاً یک نقش منشی گری یا هماهنگی اداری نیست و نیازمند استقلال عمل قدرت حل مسئله ابتکار عمل و مسئولیت پذیری بالاست شرح شغل مدیریت و برنامه ریزی کامل تقویم مدیر و اولویت بندی جلسات بر اساس اهمیت و فوریت بررسی درخواست های جلسه و تشخیص اینکه کدام موضوعات نیازمند جلسه هستند هماهنگی جابه جایی و لغو جلسات و جلوگیری از شلوغی غیرضروری تقویم ایجاد زمان کافی برای تمرکز مدیر بر موضوعات مهم و تصمیم های کلیدی ثبت و مدیریت امور و وظایف محول شده به افراد مختلف پیگیری مستمر تعهدات موعدها و درخواست ها تا رسیدن به نتیجه شناسایی موارد عقب افتاده یا متوقف شده و پیگیری مجدد آن ها Escalate کردن موضوعات در زمان مناسب و ارائه گزارش وضعیت به مدیر دریافت مسائل جمع آوری اطلاعات بررسی گزینه ها و ارائه راهکار پیش از ارجاع موضوع به مدیر انجام و پیگیری امور اجرایی و شخصی مدیر شامل تحقیق برنامه ریزی هماهنگی رزرو خرید و سایر امور مورد نیاز در چارچوب تعیین شده هماهنگی و ارتباط حرفه ای با اعضای تیم مدیران و افراد خارج از سازمان پیگیری درخواست های مدیر از افراد و واحدهای مختلف و اطمینان از پیشرفت آن ها حضور در جلسات در صورت نیاز و ثبت تصمیم ها اقدامات موردنیاز مسئول هر اقدام و موعد انجام پیگیری اقدامات پس از جلسات و گزارش موارد انجام نشده یا دارای مشکل تشخیص سطح اهمیت موضوعات و تعیین اینکه چه مواردی نیازمند اطلاع فوری یا تصمیم مدیر هستند شناسایی proactive موضوعات و اقداماتی که پیش از درخواست مستقیم مدیر نیاز به پیگیری دارند محافظت از زمان و تمرکز مدیر از طریق مدیریت درخواست ها و جلوگیری از جلسات و هماهنگی های غیرضروری پیشبرد مستقل امور در محدوده اختیارات تعیین شده و ارائه گزارش نتیجه به مدیر چیزی که از شما انتظار داریم توانایی بالا در برنامه ریزی سازماندهی و مدیریت همزمان چندین موضوع پیگیری جدی و مستمر تا رسیدن امور به نتیجه قدرت حل مسئله و توانایی مواجهه با موضوعات جدید و بعضاً مبهم دقت بالا و توجه به جزئیات زمان بندی ها و تعهدات روحیه proactive و توانایی شناسایی کارهایی که باید انجام شوند حتی بدون دریافت دستور مستقیم توانایی اولویت بندی میان موضوعات مختلف و تشخیص امور فوری مهم و قابل تعویق مهارت ارتباطی بالا و توانایی برقراری ارتباط شفاف حرفه ای و محترمانه توانایی پیگیری قاطعانه در مواقع لازم بدون از دست دادن رویکرد حرفه ای توانایی تصمیم گیری مستقل در چارچوب اختیارات تعیین شده قابل اعتماد بودن و حساسیت بالا نسبت به حفظ محرمانگی اطلاعات جسارت حرفه ای برای بیان نظر پرسیدن سوال و ارائه پیشنهادهای متفاوت یادگیری سریع و توانایی یادگیری و استفاده از ابزارها و روش های جدید توانایی مدیریت شرایطی که چند موضوع به صورت همزمان نیازمند توجه و پیگیری هستند انعطاف پذیری زمانی و آمادگی برای مدیریت موضوعات ضروری در مواقع مورد نیاز این موقعیت مناسب شماست اگر از اینکه چند موضوع مختلف را همزمان مدیریت کنید مسیر انجام کارها را پیدا کنید و مطمئن شوید هیچ کاری نیمه تمام باقی نمی ماند لذت می برید اگر وقتی موضوعی به شما سپرده می شود آن را صرفاً یک تسک نمی بینید و تا رسیدن به نتیجه مسئولیت آن را بر عهده می گیرید این موقعیت می تواند برای شما مناسب باشد در این نقش قرار نیست صرفاً منتظر دریافت دستور بمانید انتظار داریم بتوانید مسئله را بفهمید اطلاعات لازم را جمع آوری کنید راه حل های ممکن را بررسی کنید و در محدوده اختیارات خود برای پیشبرد موضوع اقدام کنید همچنین لازم است بتوانید در کنار دیدن جزئیات تصویر بزرگ تر را هم ببینید تشخیص دهید چه چیزی واقعاً برای مدیر اهمیت دارد چه موضوعی می تواند منتظر بماند و در چه زمانی لازم است مدیر را درگیر یک موضوع کنید نحوه همکاری با مدیر این موقعیت مستقیماً در کنار مدیر فنی تعریف شده و Executive Assistant یکی از نقاط اصلی ارتباط و هماهنگی با مدیر خواهد بود انتظار می رود با افزایش شناخت و اعتماد فرد بتواند بخش بیشتری از امور را به صورت مستقل مدیریت کند و مدیر بتواند با اطمینان موضوعات محول شده را از ذهن خود خارج کرده و روی مسائل مهم تر تمرکز کند این موقعیت یک نقش صرفاً اجرایی و دستورمحور نیست فرد باید بتواند در مواقع لازم نظر خود را بیان کند سوال بپرسد پیشنهاد متفاوت ارائه دهد و حتی در صورت نیاز با تصمیم یا برنامه مدیر به شکل حرفه ای مخالفت کند ویژگی های محیط کاری در این موقعیت با طیف متنوعی از موضوعات اجرایی هماهنگی ها و مسائل روزمره مدیر درگیر خواهید بود و به مرور شناخت عمیق تری از اولویت ها شیوه کار و نحوه تصمیم گیری مدیر پیدا خواهید کرد این موقعیت با نگاه بلندمدت تعریف شده و با افزایش توانمندی و اعتماد دامنه مسئولیت اختیار و اثرگذاری فرد نیز افزایش پیدا می کند هدف نهایی این است که Executive Assistant به فردی کلیدی قابل اعتماد و اثرگذار در کنار مدیر تبدیل شود تهران تهران بلوار کاوه تمام وقت هونام پرتو اندیشان ماز کارشناس جنسیت فقط خانم آموزش پژوهش