استخدام دستیار اجرایی (executive assistant)

توضیحات آگهی

اگه از اون دسته آدمایی هستی که همیشه چند قدم جلوتر فکر می کنی قبل از اینکه یک موضوع تبدیل به مشکل بشه متوجهش می شی و از ایجاد نظم وسط چند کار همزمان لذت می بری احتمالاً جای تو کنار ماست
ما به دنبال یک دستیار اجرایی Executive Assistant هستیم که فراتر از مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات عمل کنه کسی که بتونه به عنوان بازوی اجرایی مدیریت جریان کارها رو منظم نگه داره موضوعات مهم رو تا رسیدن به نتیجه پیگیری کنه و کمک کنه زمان و تمرکز مدیریت روی مهم ترین اولویت ها باقی بمونه
مسئولیت های تو
مدیریت و برنامه ریزی تقویم اجرایی و اولویت بندی جلسات و برنامه های مدیریت
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و اطمینان از انجام هماهنگی های لازم پیش از هر جلسه
برنامه ریزی و هماهنگی سفرهای کاری رویدادها و برنامه های اجرایی
مدیریت و پیگیری مکاتبات تماس ها ایمیل ها و ارتباطات مهم
ایجاد هماهنگی موثر میان مدیریت تیم های داخلی و ذی نفعان بیرونی
پیگیری پروژه ها تصمیمات و Action Itemهای محول شده تا رسیدن به نتیجه
تهیه صورت جلسات گزارش ها ارائه ها و مستندات موردنیاز مدیریت
جمع آوری و سازمان دهی اطلاعات موردنیاز برای تصمیم گیری های مدیریتی
شناسایی موضوعات مهم و یادآوری به موقع Deadlineها تعهدات و اولویت ها
مدیریت حرفه ای اطلاعات محرمانه و حساس شرکت
ازت انتظار داریم
حداقل 6 سال تجربه کاری مرتبط ترجیحاً در نقش دستیار مدیرعامل دستیار مدیران ارشد یا مسئولیت های اجرایی مشابه
توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و تشخیص درست اولویت ها
مهارت بالا در برنامه ریزی هماهنگی و Follow up
توانایی نگارش حرفه ای مکاتبات و نامه های اداری
توانایی برقراری ارتباط حرفه ای با مدیران همکاران و افراد خارج از سازمان
تسلط مناسب بر مجموعه Microsoft Office به ویژه Excel و Outlook
آشنایی با ابزارهای مدیریت کار و پروژه مانند Jira
توانایی تهیه گزارش صورت جلسه و مستندات مدیریتی دقیق
توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه با دقت و امانت داری بالا
این مهارت ها برای ما خیلی مهم هستند
نظم و دقت بالا در انجام و پیگیری کارها
توانایی تشخیص اینکه بین چند موضوع همزمان کدوم واقعاً اولویت بالاتری داره
پیگیری مستمر کارها بدون نیاز به یادآوری مداوم
توانایی پیش بینی نیازها و مشکلات قبل از اینکه به یک مسئله جدی تبدیل بشن
قدرت حل مسئله و پیدا کردن راهکار در موقعیت های غیرمنتظره
هوش هیجانی بالا و توانایی تعامل حرفه ای با افراد مختلف
حفظ آرامش و تمرکز در شرایط پراسترس یا حساس
جزئی نگری در کنار توانایی دیدن تصویر کلی
مسئولیت پذیری بالا نسبت به نتیجه نهایی کار نه فقط انجام تسک
داشتن این موارد مزیته
تجربه مستقیم همکاری با مدیرعامل یا مدیران ارشد سازمان
تجربه فعالیت در شرکت ها یا سازمان های دارای چند تیم و پروژه همزمان
تجربه پیگیری پروژه های بین واحدی
توانایی تهیه گزارش های مدیریتی و تحلیل اطلاعات
آشنایی با ابزارهای Task Management و Project Management
برای این موقعیت تجربه و بلوغ حرفه ای اهمیت زیادی برای ما داره و به همین دلیل به دنبال فردی در بازه سنی 30 تا 42 سال هستیم که تجربه کافی برای مدیریت موقعیت ها و تعاملات مختلف این نقش رو داشته باشه
اگه از ایجاد نظم بین چند موضوع پیچیده لذت می بری کارها رو تا رسیدن به نتیجه رها نمی کنی و دوست داری در کنار مدیریت سازمان نقش موثری در بهتر و سریع تر پیش رفتن کارها داشته باشی خوشحال می شیم با هم آشنا بشیم
شرکت پردازش گران نیک اندیش متین PNMCO
دسته بندی مسئول دفتر اجرائی و اداری
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی کارشناسی
سابقه کار بیش از شش سال
حقوق توافقی
جنسیت مهم نیست
مهارت ها امور اجرایی دستیاری Microsoft Office پیگیری امور
شهر تهران تهران