استخدام مسئول دفتر و امور اداری (خانم)

توضیحات آگهی

ما در وب سیما به دنبال یک مسئول دفتر حرفه ای باهوش دقیق و مسئولیت پذیر هستیم که بتوانیم با اطمینان هماهنگی و پیگیری امور روزمره دفتر را به او بسپاریم
فردی منظم خوش برخورد با روابط عمومی قوی و توانمند در انجام هم زمان امور مختلف که علاوه بر تسلط به وظایف اداری و دفتری در استفاده از ابزارهای دیجیتال و فناوری های جدید نیز مهارت داشته باشد
ما در وب سیما با برندهای بزرگ و سازمان های معتبر همکاری می کنیم به همین دلیل رفتار حرفه ای فن بیان مناسب حفظ محرمانگی اطلاعات دقت در انجام مسئولیت ها و توانایی برقراری ارتباط موثر برای ما اهمیت ویژه ای دارد
اگر فردی پیگیر خوش فکر و اهل یادگیری هستید می توانید در این موقعیت نقش موثری در ایجاد نظم و هماهنگی امور مجموعه داشته باشید
شرح وظایف و مسئولیت ها
مدیریت و هماهنگی برنامه های روزانه دفتر جلسات و قرارهای ملاقات
پاسخگویی حرفه ای به تماس های تلفنی پیام ها و مراجعات حضوری
استقبال راهنمایی و هماهنگی حضور مهمانان مشتریان و مدیران سازمان ها
تنظیم تقویم جلسات هماهنگی با شرکت کنندگان و اطلاع رسانی دقیق زمان و جزئیات جلسات
آماده سازی فضای جلسات هماهنگی تجهیزات و نظارت بر امور پذیرایی و تشریفات
تهیه تنظیم و ثبت صورت جلسات و پیگیری امور اجرایی مرتبط با آن ها
تهیه و تنظیم نامه های رسمی مکاتبات اداری گزارش ها و مستندات سازمانی
مدیریت مکاتبات ایمیل ها اسناد پرونده ها و بایگانی اطلاعات
دریافت ثبت ارسال و پیگیری مرسولات و بسته های اداری
انجام هماهنگی های روزمره میان دفتر مدیریت و سایر واحدهای سازمان
پیگیری درخواست ها وظایف و امور محول شده تا حصول نتیجه
نظارت بر نظم و آمادگی محیط دفتر و پیگیری نیازهای اداری و ملزومات مصرفی
استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی برای تسهیل امور اداری تنظیم متون مستندسازی و افزایش سرعت و دقت انجام کارها
انجام سایر امور متعارف دفتری و اجرایی متناسب با مسئولیت های این جایگاه
مهارت های مورد نیاز
تسلط به اصول نامه نگاری رسمی و مکاتبات اداری با نگارش صحیح و ادبیات حرفه ای
تسلط به کار با کامپیوتر اینترنت و ابزارهای کاربردی اداری
تسلط به Microsoft Office به ویژه Word Excel و PowerPoint
آشنایی با Google Workspace شامل Google Calendar Docs Sheets و Gmail
آشنایی کاربردی با ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT برای تهیه متن خلاصه سازی تنظیم گزارش و انجام امور اداری
توانایی تنظیم دقیق صورت جلسات ثبت اطلاعات و مستندسازی
مهارت در برنامه ریزی مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات حضوری و آنلاین
توانایی مدیریت چند وظیفه به صورت هم زمان و اولویت بندی امور
مهارت در برقراری ارتباط تلفنی حضوری و نوشتاری با ادبیات رسمی و حرفه ای
آشنایی با اصول تشریفات اداری پذیرش مهمان و آداب ارتباطات سازمانی
ویژگی های فردی و شایستگی های مورد انتظار
برای ما ویژگی های شخصیتی و شیوه انجام مسئولیت ها به اندازه مهارت های تخصصی اهمیت دارد
هوش عملی و سرعت عمل بالا توانایی درک سریع درخواست ها و اقدام صحیح بدون نیاز به توضیحات مکرر
دقت و حواس جمعی توجه به جزئیات و پیشگیری از اشتباهات در هماهنگی ها مکاتبات و انجام امور
مسئولیت پذیری و قابلیت اتکا تعهد به انجام کامل و به موقع وظایف و پیگیری امور تا رسیدن به نتیجه
نظم و مدیریت زمان توانایی برنامه ریزی و مدیریت هم زمان امور مختلف
شخصیت حرفه ای و آراستگی برخورد محترمانه ظاهر مرتب و رعایت آداب حضور در محیط سازمانی
فن بیان و روابط عمومی قوی توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران مشتریان همکاران و مهمانان
رازداری و امانت داری تعهد به حفظ محرمانگی مکاتبات اطلاعات و موضوعات سازمانی
روحیه حل مسئله توانایی مدیریت موقعیت های پیش بینی نشده و ارائه راهکارهای مناسب
پیش قدم بودن در انجام امور تشخیص نیازها پیگیری به موقع و اقدام بدون نیاز به یادآوری مداوم
انعطاف پذیری و یادگیری مستمر علاقه مندی به فناوری های جدید و بهبود روش های انجام کار
مزایا و امکانات همکاری
همکاری در محیطی حرفه ای پویا و یادگیرنده
تعامل با تیم های متخصص و فرصت کسب تجربه در یک مجموعه شناخته شده
فرصت یادگیری و توسعه مهارت های فردی و حرفه ای
حضور در رویدادها و برنامه های سازمانی
امکانات رفاهی مجموعه
روزها و ساعات کاری
شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 00 تا 16 30 با نیم ساعت شناوری
محل کار پارک وی ابتدای جردن
رشته تحصیلی مدیریت مدیریت بازرگانی مدیریت دولتی مدیریت کسب وکار مهندسی صنایع و سایر رشته های مرتبط
سابقه مطلوب 3 تا 5 سال تجربه در مسئولیت دفتر منشی گری حرفه ای یا امور اداری
مزیت رقابتی سابقه فعالیت در شرکت های خصوصی معتبر سازمان های خدماتی شرکت های فناوری یا دفاتر مدیریت
مهارت زبان انگلیسی توانایی خواندن و نگارش مکاتبات ساده انگلیسی مزیت محسوب شود
شرکت وبسیما Websima
دسته بندی مسئول دفتر اجرائی و اداری
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی کارشناسی
سابقه کار کمتر از سه سال
حقوق از 30 000 000 تومان
جنسیت زن
مهارت ها امور اداری مکاتبات اداری هماهنگی جلسات Microsoft Office
شهر تهران تهران