استخدام مسئول دفتر مدیرعامل در شرکت مهندسی و نصب فیرمکو پارس

توضیحات آگهی

شرکت مهندسی و نصب فیرمکو پارس در تهران جهت تکمیل کادر خود از واجدین شرایط زیر دعوت به همکاری می نماید
عنوان شغلی
شرایط احراز
مسئول دفتر مدیرعامل
توضیحات شغل
مدیریت برنامه کاری روزانه هفتگی و ماهانه مدیرعامل شامل تنظیم و زمان بندی جلسات ملاقات ها سفرهای کاری و بازدیدهای پروژه ای و هماهنگی کامل با واحدهای ذی ربط
دریافت ثبت دسته بندی ارجاع و پیگیری کلیه مکاتبات ورودی و خروجی دفتر مدیرعامل نامه های اداری مکاتبات کارفرمایان دستگاه های دولتی و شرکت های همکار در سیستم اتوماسیون اداری
تهیه تنظیم و ویرایش پیش نویس نامه ها گزارش ها ارائه ها و مکاتبات رسمی مدیرعامل به زبان فارسی و در صورت نیاز انگلیسی با رعایت اصول نگارش اداری و ادبیات رسمی
ثبت پیگیری و کنترل مستمر مصوبات و دستورات مدیرعامل و جلسات و گزارش به موقع وضعیت پیشرفت اقدامات به مدیرعامل
برگزاری و هماهنگی جلسات هیئت مدیره شورای مدیران و جلسات با کارفرمایان شامل ارسال دعوتنامه آماده سازی دستور جلسه و مستندات تهیه صورت جلسه و پیگیری مصوبات
برقراری و حفظ ارتباط موثر و حرفه ای با مدیران ارشد مدیران واحدها کارفرمایان شرکت های نفت گاز پالایش و پتروشیمی بانک ها مراجع دولتی و سایر مراجعین به دفتر مدیرعامل و فیلتر هوشمندانه تماس ها و مراجعات
پذیرش و تشریفات مهمانان و هیئت های داخلی و خارجی شامل هماهنگی پذیرایی محل جلسه رزرو هتل و حمل ونقل و پروتکل های مرتبط
هماهنگی و برنامه ریزی سفرهای داخلی و خارجی مدیرعامل شامل رزرو بلیت هتل ترانسفر تهیه مدارک موردنیاز سفر ویزا و تنظیم برنامه سفر به همراه تهیه گزارش پس از سفر
نگهداری سازمان دهی و آرشیو صحیح اسناد قراردادها مکاتبات و مدارک محرمانه مدیرعامل به صورت فیزیکی و الکترونیکی با رعایت سطوح دسترسی و الزامات امنیت اطلاعات
پیگیری مکاتبات و درخواست های ارسالی به مدیرعامل از واحدهای مختلف و اولویت بندی آن ها بر اساس فوریت و اهمیت جهت ارائه به مدیرعامل
جمع آوری تلخیص و تهیه گزارش های مدیریتی و خلاصه وضعیت پروژه ها مناقصات مطالبات و موضوعات کلیدی شرکت جهت اطلاع و تصمیم گیری مدیرعامل با همکاری واحدهای مختلف
هماهنگی با واحدهای مالی حقوقی بازرگانی و فنی جهت تامین مدارک و اطلاعات موردنیاز مدیرعامل برای جلسات مذاکرات امضای قراردادها و پاسخ به استعلام ها و مکاتبات
مدیریت و کنترل امضای مدارک قراردادها و نامه های ارسالی نزد مدیرعامل و پیگیری ابلاغ و دریافت مدارک امضاشده از طرفین
نظارت بر تامین و اداره امور رفاهی تدارکاتی و پشتیبانی دفتر مدیرعامل تجهیزات اداری لوازم التحریر پذیرایی و و کنترل هزینه های مرتبط در چارچوب بودجه مصوب
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات مکاتبات و تصمیمات مدیرعامل و شرکت و جلوگیری از نشت یا افشای اطلاعات حساس و راهبردی
تحصیلات
کارشناسی مدیریت بازرگانی مدیریت اجرایی مدیریت دولتی مدیریت صنعتی زبان و ادبیات انگلیسی یا فارسی یا رشته های مرتبط
گذراندن دوره های آموزشی منشی گری اجرایی مهارت های ارتباطی و تشریفات نگارش اداری و مدیریت زمان مزیت محسوب می شود
سوابق کاری
حداقل 3 تا 5 سال سابقه کار مرتبط در سمت هایی نظیر مسئول دفتر دستیار اجرایی یا منشی مدیرعامل مدیران ارشد ترجیحاً در شرکت های فعال در صنعت نفت گاز و پتروشیمی
سابقه کار در شرکت های پیمانکاری تعمیرات نگهداری و بهره برداری و آشنایی با ساختار مکاتبات و ارتباطات با کارفرمایان بزرگ نفتی مزیت محسوب می شود
تجربه عملی در مدیریت مکاتبات رسمی برنامه ریزی جلسات هیئت مدیره و هماهنگی ارتباطات با مدیران ارشد
شایستگی ها و مهارت های مورد نیاز
مهارت های فنی و تخصصی
تسلط کامل بر نگارش اداری و مکاتبات رسمی
تسلط بر نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات و بسته پرگار و راهکاران Office Word Excel PowerPoint Outlook
آشنایی با اصول تشریفات اداری پروتکل پذیرش مهمان و برگزاری جلسات رسمی و تنظیم صورت جلسه
تسلط بر اصول بایگانی و مدیریت اسناد فیزیکی و الکترونیکی و آشنایی با الزامات حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
آشنایی با ساختار سازمانی فرآیندهای عملیاتی و اصطلاحات رایج شرکت های پیمانکاری و صنعت نفت و گاز
مهارت های فردی و رفتاری
رازداری امانت داری و پایبندی کامل به اصول محرمانگی اطلاعات مدیریت ارشد
مهارت ارتباطی و برخورد حرفه ای مودبانه و موثر با مدیران ارشد کارفرمایان و مراجعین
توانایی مدیریت زمان اولویت بندی وظایف و کار تحت فشار و در شرایط ابهام
نظم دقت پیگیری و قدرت سازمان دهی بالا و توانایی انجام هم زمان چندین کار
قدرت تصمیم گیری ابتکار عمل و توانایی حل مسئله در موقعیت های اضطراری
ظاهر و رفتار حرفه ای متناسب با جایگاه دفتر مدیرعامل
شاخص های کلیدی ارزیابی عملکرد KPI
دقت و به موقع بودن ثبت ارجاع و پیگیری مکاتبات و مصوبات
میزان تحقق و پیگیری به موقع مصوبات و دستورات مدیرعامل Action Items
رضایت مدیرعامل و مدیران ارشد از کیفیت پشتیبانی دفتر و هماهنگی جلسات و سفرها
عدم وجود مورد نقض محرمانگی اطلاعات
کیفیت آرشیو و سرعت دسترسی به اسناد و مکاتبات
حقوق و مزایا توافقی
در صورت مشاهده ناقص به راست بکشید
متقاضیان واجد شرایط می توانند با کلیک روی لینک تکمیل فرم استخدام با انتخاب شغل مورد نظرشان رزومه خود را ارسال نمایند
ایران استخدام با توجه به اینکه سامانه دریافت رزومه این مجموعه معمولاً در ساعات انتهایی روز با اختلال مواجه است در صورت وجود اختلال توصیه می گردد رزومه خود را طی ساعات اداری روز ارسال نمایید
شرکت فیرمکو پارس
نحوه همکاری تمام وقت
نوع همکاری حضوری
مدرک تحصیلی لیسانس
سابقه کار سابقه دارد 3 سال
حقوق حقوق توافقی
جنسیت آقا و خانم
شهر تهران